Quy trình bán bất động sản có 3 giai đoạn:
Giai đoạn 1 (Trước khi đăng bán): Bao gồm các công đoạn chuẩn bị nguồn lực, lọc các khách hàng tiềm năng từ các dự án trước đây, tìm hiểu nhu cầu khách hàng.
Giai đoạn 2 (Tiến hành đăng bán): Cần xây dựng các công cụ bán hàng, tìm kiếm khách hàng tiềm năng, tư vấn bán hàng và thu thập thông tin khách hàng.
Giai đoạn 3 (Sau khi bán): Quan tâm tới việc chăm sóc khách hàng, giữ liên hệ với khách hàng, quản lý và sắp xếp thông tin thu thập được từ dự án, thu thập thêm thông tin.
Nhưng hiện tại đa phần các công ty chỉ chú trọng vào giai đoạn tiến hành đăng bán, bỏ lửng giai đoạn chuẩn bị ban đầu và giai đoạn sau khi bán. Các công ty chủ đầu tư và sàn giao dịch hiện tại vẫn còn chưa quản lý được tốt các khách hàng của mình cho mỗi dự án. Danh sách khách hàng thật sự lại được nắm bởi chính các bạn nhân viên kinh doanh và nếu họ rời khỏi công ty thì các danh sách khách hàng này cũng mất theo. Công ty cho các nhân viên kinh doanh tiền để chạy quảng cáo và tìm kiếm khách hàng nhưng cho đến cuối cùng thì công ty lại không nắm giữ được hiệu quả danh sách khách hàng đó.
Để giải quyết vấn đề này, phương án tốt nhất để tối ưu hóa và bảo mật data thu được như sau:
Thứ nhất: Phân quyền chính xác từng data cho mỗi nhân viên
Để phân quyền chính xác, trước tiên bạn phải nắm rõ được toàn bộ các nguồn thu data để có thể gom chung về một chỗ. Sau khi đã gom được toàn bộ data, năm rõ từng trạng thái, từng thông tin, kênh thu data (facebook, google, zalo,…) thì mới có thể phân quyền chính xác cho từng nhân viên.
Ngoài ra, hệ thống phân quyền còn phải đảm bảo tính bảo mật cao vì data là tài sản lớn nhất của doanh nghiệp, thế nên khi đã gom chung về một “phễu” (nguồn), thì chiếc phễu đó phải cực kỳ chắc chắn về tính bảo vệ. CRM chính là công cụ phù hợp nhất cho nhu cầu tổng hợp tất cả data đầu vào cũng như lọc, phân quyền dễ dàng, chính xác cho từng nhân viên.
Hiện tại, Bizfly CRM đang là một công cụ phổ biến nhất được nhiều chủ doanh nghiệp tin dùng bởi tính bảo mật cao và đáp ứng được nhiều yêu cầu tùy chỉnh của các ngành hàng đa dạng.
Mỗi thông tin khách hàng (data) kiếm được đều rất khó khăn, thế nên nếu quy trình quản lý data không hiệu quả sẽ rất lãng phí
Thứ hai: Tổng quát hóa được số liệu đem về
Xây dựng các bảng biểu, trên excel hoặc Google Sheet để có thể theo dõi được tình hình chi phí quảng cáo, giá mỗi data khách hàng hoặc tỉ lệ chuyển đổi đã là những cách làm từng rất hiệu quả.
Thế nhưng hiện tại CRM là công cụ còn tiện lợi, nhanh chóng hơn rất nhiều như cập nhật trạng thái, số lượng data ngay tức thì mọi lúc, xuất biểu mẫu theo dõi tình hình kinh doanh theo ngày, tháng, năm có thể giúp chủ đầu tư theo dõi liên tục để ra các chiến thuật và chiến lược marketing hiệu quả nhất mọi thời điểm.
Thứ ba: Chăm sóc data hiệu quả theo từng giai đoạn
Tùy theo cấp độ về nhu cầu và hành vi mà ta có thể chia khách hàng thành từng nhóm đối tượng tương đối cụ thể và thông qua đó có thể phân chia các khách hàng này đến các bộ phận phù hợp.
Ví dụ về cách phân chia data khách hàng do Bizfly CRM gợi ý:
| Nhu cầu | Hành vi | |||
| Rất quan tâm | Hơi quan tâm | Chưa rõ | Không có hoạt động | |
| Đúng nhu cầu | Rất quan tâm – Đúng nhu cầu | Hơi quan tâm – Đúng nhu cầu | Chưa rõ – Đúng nhu cầu | Không có hoạt động – Đúng nhu cầu |
| Tiềm năng | Rất quan tâm – Tiềm năng | Hơi quan tâm – Tiềm năng | Chưa rõ – Tiềm năng | Không có hoạt động – Tiềm năng |
| Chưa đủ thông tin | Rất quan tâm – Chưa đủ thông tin | Hơi quan tâm – Chưa đủ thông tin | Chưa rõ – Chưa đủ thông tin | Không có hoạt động – Chưa đủ thông tin |
| Không có thông tin | Rất quan tâm – Không có thông tin | Hơi quan tâm – Không có thông tin | Chưa rõ – Không có thông tin | Không có hoạt động – Không có thông tin |
Data chuyển theo màu:
Team Sales – Bán hàng
Telesales – Tư vấn thêm thông tin
Marketing – Nuôi dưỡng
Bộ phận Sales – Bán hàng sẽ xử lý các khách hàng trong đó nhu cầu và hành vi của họ đã rõ ràng vì đây là các đối tượng đã sẵn sàng để mua dự án hay sử dụng dịch vụ của bạn.
Bộ phận Telesales/chăm sóc khách hàng sẽ nhắm đến các khách hàng mà trong đó họ đã thể hiện được một trong hai yếu tố nhưng vẫn chưa đầy đủ thông tin để có thể tư vấn và bán hàng một cách hiệu quả. Nhiệm vụ của bộ phận này là thu thập cho đủ thông tin trước khi chuyển qua bộ phận kinh doanh.
Bộ phận Marketing sẽ tiếp tục quảng cáo và gửi các thông điệp khác nhau đến các khách hàng mà chưa hề có thông tin cũng như nhu cầu rõ ràng để thông qua đó có thể thu thập thêm thông tin từ họ trước khi có thể chuyển qua bộ phận chăm sóc khách hàng hoặc kinh doanh.
Phần mềm Bizfly CRM có khả năng bảo mật tuyệt đối nhờ chức năng phân quyền, mã hóa dữ liệu và lưu trữ đám mây giúp hứng thông tin trên mọi điểm chạm, lưu trữ data tập trung, phân loại và khai thác triệt để data, loại bỏ quyết định cảm tính.